2016. máj 29.

A változások menedzselése az érintettek bevonásával

írta: Domschitz Mátyás
A változások menedzselése az érintettek bevonásával

A változás menedzsment jelentősége

Az általunk befolyásolhatatlan külső körülmények dinamikusan változó környezetet teremtenek, ami cselekvésre ösztönzi a szervezeteket.

Ezen stratégiák és eljárások támogatásához szükséges lehet a változás menedzsmentre.

Az a vezetőség, amely előre gondolkodik és reagál a változásokra, sikerre számíthat.

A változás menedzsment eszköz a vezetők számára ahhoz, hogy a változásokból hasznot kovácsolhassanak a szervezet számára. A változások embereket érintenek, így a változás menedzsmentnek különösképp tekintettel kell lenni a változások hatása alatt álló emberekre.

A különböző szintjeken különbözően reagálnak a változásokra

A felsővezetés

  • gyakran alábecsüli a változások emberekre gyakorolt hatását;
  • hajlamos az elszigetelődésre;
  • elzárkózik a kommunikációtól és a kellemetlen hírektől;
  • elvárja, hogy az emberek egyetértsenek a változásokkal;
  • gyakran árulásnak érzi, ha az emberek felől érkező visszajelzések nem pozitívak.

A középvezetés

  • érzi, ha a szervezet változtatásra szorul, akkor többfelé kell összpontosítania;
  • gyakran nem ismeri a felső vezetés véleményét és nélkülözi útmutatását a prioritásokkal kapcsolatban;
  • gyakran nem kap világos utasításokat;
  • a kommunikáció gyakori hiányának is köszönhetően nem létezik hatásos stratégia a változások bejelentésére és megvalósítására;
  • gyakran „vár arra, hogy megmondják neki mi a teendő”.

 Az alkalmazottak, emberek, munkatársak

  • a változásokat ellenük irányuló támadásnak és árulásnak érzékelik;
  • sokak reakciója ellenállás, düh, frusztráció és zavarodottság;
  • a lojalitásuk megsérül;
  • reakciójuk egy negatív hozzáálláshoz vezethet;
  • félnek a kockázatvállalástól, újításoktól, és új dolgok kipróbálásától; 

Az átmenet fokozatai, s az átmenet sikere érdekében tett intézkedések

  • A vezetés teljes elkötelezettségről tesz tanúbizonyságot.

kommunikaciosstrategia.jpgKommunikációs stratégiák kialakítása:

  • egy központi csapat létrehozása személyes találkozásokkal
  • a közreműködő csoportok számára értekezlet keretein belül beszámolás a változásokról
  • mindkét oldalról nyitott kommunikáció kezdeményezése
  • kérdések feljegyzése - még fontosak lehetnek
  • Segítségnyújtás megszervezése képzések, áthelyezések, kihelyezés esetére.
  • Időbeosztás kialakítása és betartása.
  • Nem érdemes az új munkacsoportokat túl korán létrehozni.
  • Tervezzünk be korai sikereket (gyors eredményeket) hogy híre keljen a bekövetkező pozitív változásoknak.
  • Tájékoztató jellegű hírlevél eljuttatása belső és külső ügyfelekhez.
  • Jutalmazzuk a fejlődést.

A változások tervezése

A tanácsadóknak, vezetőknek, és munkacsoportoknak tisztában kell lenniük a következő lépésekkel:

  • Előkészületek: a változás fő elemeinek mérlegelése
  • Tervezés: a megfelelő munkatársak összegyűjtése a válaszlépések megtervezésére
  • Átmeneti szervezetek: az együttműködés sajátos módjainak kidolgozása
  • Kivitelezés: időbeosztás megtervezése (ha szükséges, a képzés kezdete)
  • Jutalmazás: a változások kivitelezésében résztvevők munkájának elismerése

A sikeres átalakítás és változtatás lépései

  1. surgosseg.jpgA sürgősség érzetének megteremtése
  • Ebben az első szakaszban a szervezetek 50 százaléka kihullik a rostán.
  • Kulcsfontosságú a szervezet vezetőjének személye.
  • A változások új rendszer kialakulásához vezetnek, amely vezetésre szorul.
  • A valós helyzet és a kellemetlen tények megvitatása nyílt őszinteséget igényel.
  • A változtatásért felelős csapat célja: a kritikus pontok, lehetséges krízisek vagy kedvező lehetőségek felismerése és megvitatása.
  1. Az erős irányítás megteremtése
  • A változtatásokért felelős csapatnak szüksége van egy önálló vezetőre, aki felelős a sikerért.
  • A változtatásokért felelős csapatnak elégséges hatáskörrel (hatalommal) kell rendelkeznie.
  • Fontos a csapatmunka - az első év alatt egy csapaton belül három - öt ember dolgozzon.
  • Az irányítás létszámának fokozatosan növekednie kell.
  • 2-3 napig munkahelyen kívüli környezetben dolgozni.

A változtatásért felelős csapat célja: egy olyan csapat megalakítása, amely elég hatalommal rendelkezik a változtatási folyamat véghezviteléhez.

  1. sikerek.jpgRövid távú sikerek megtervezése és elérése
  • Az első 6 hónapon belül, vagy még korábban kell fejlődést elérni.
  • Célok kitűzése az első évre, mérhető eredményekkel, meghatározott időbeosztással.
  • A célok megvalósítása esetén a megfelelő emberek megjutalmazása.
  • Lényeges elem a csoportnyomás.

A változtatásért felelős csapat célja: a lehetséges rövidtávú sikerek felismerése és ezek minél hamarabbi véghezvitele a hírkeltés érdekében

  1. A fejlődés konszolidációja, az eredmények befagyasztásaa, a változás céljainak megvalósításajeghegy.jpg
  • a siker megünneplése természetes, de ez még nem ad okot a lazításra
  • adjunk keretet a fejlődés nyomon-követésének - ajánlatos egyszerű szemléltetők közszemlére tétele
  • visszajelzési mechanizmusok kialakítása
  • tartsuk fenn a sürgető érzést
  • a változtatásokat végrehajtók közti együttműködés fenntartása
  • a nagyobb jelentőségű problémák megoldásakor rövidtávú sikerek betervezése
  • a megújulás nem hónapokat, hanem éveket vesz igénybe - a csúcs lehet, hogy 2-3 év után következik be

A változtatásért felelős csapat célja: a fejlődés első jelei után is folytatódjon a munka: a nagyobb jelentőségű problémák ugyanolyan sürgetőek.

  1. Az új szemléletmód intézményesítése
  • a változásnak tartósnak kell lennie
  • az új viselkedésforma hosszútávra alakuljon ki - ha nem ágyazódik be a köztudatba, gyorsan elfelejtik
  • a stratégiai összefüggéseket a embereknek tisztán kell látniuk
  • az új vezetők testesítsék meg az új szemléletmódot

A változtatásért felelős csapat célja: a változások megszilárdítása, a változások vezessenek a szervezet új kultúrájának kialakulásához

 Felkészülés a változtatásokra - a sikeres átalakítás gyakorlata

  1. Az érintettek felkészítése
  • tájékoztassuk őket a változtatások hasznosságáról;
  • ügyesen időzítsünk - a tájékoztatás ne legyen se túl korai, se megkésett.
  1. A változtatásokat a lehető legrészletesebben írjuk le
  • mérlegeljük, kikre lesz a legnagyobb hatással: először őket tájékoztassuk;
  • döntsük el, hogy egyenként közöljük-e a csoportokkal a hírt, vagy az egész közösség egyszerre tudja meg.
  1. Járjunk utána, hogy mi történt a legutóbbi változtatások során. Az emberek korábban pozitívan álltak-e hozzá a változtatásokhoz
  2. Biztassuk a embereket véleménynyilvánításra, vitassunk meg minden egyes lépést és kérjünk javaslatokat.
  3. Mérjük fel előre a változás véghezviteléhez szükséges képességeket és forrásokat.
  4. Időbeosztás készítése és célkitűzések meghatározása a fejlődés nyomon követésére.
  5. A látványos fejlődés érdekében tervezzünk rövidtávú sikereket.
  6. Használjunk új kommunikációs csatornákat. Hogy az emberek gyorsan és pontosan értesülhessenek az új információkról, szervezzünk továbbképzéseket, értekezleteket, terjesszünk információs anyagokat. A pletykákból és félelmekből adódó károk lehetőségét csökkentsük a minimumra.

  1. Az ellenállás természetes. Segítsünk a embereknek megszabadulni a régi rendszer terheitől, sajátosságaitól.
  2. Az új ismeretek elsajátítására biztosítsunk vonzó képzési lehetőségeket, alakítsunk ki új viselkedési mintákat, új hozzáállást
  3. Ösztönözzük az önálló munkát - minden egyes munkatárs legyen felelős a változás valamely aspektusáért
  4. Annak érdekében, hogy az emberek tisztában legyenek helyzetükkel, kapjanak több visszajelzést munkájukkal kapcsolatban a célkitűzések és a fejlődés mértékének összehasonlítása
  5. Mérjük az eredményeket
  • mérjük fel a jelenlegi teljesítményt, alkalmazzunk statisztikákat annak értelmezésére
  • célkitűzések
  • a célkitűzések és a fejlődés mértékének összehasonlítása
  1. Kövessük nyomon a változás folyamatát vizuális segédeszközök használatával is. Használjuk fel a csoportnyomás pozitív hatását.
  2. Ösztönözzük a különleges erőfeszítéseket
  3. Ünnepeljük meg a sikereket

Képek

  • http://sunnibrown.com/2009/05/caritas-board-retreat-environment-scan
  • http://www.spmc.org.za/?sermon-category=a-time-for-change
  • http://www.communicateandhowe.com/2013/07/11/how-to-create-a-nonprofit-communications-strategy-why-you-need-one/
  • https://www.lsa.umich.edu/ummnh/publicprograms/familyreadingscienceprogram
  • http://thininc.com/tag/success/
  • http://www.vizplaza.hu/ICEBERG-Jeghegyviz-0-75-l-d1.htm?tab=description
Szólj hozzá