A változás menedzsment jelentősége

Az általunk befolyásolhatatlan külső körülmények dinamikusan változó környezetet teremtenek, ami cselekvésre ösztönzi a szervezeteket.

Ezen stratégiák és eljárások támogatásához szükséges lehet a változás menedzsmentre.

Az a vezetőség, amely előre gondolkodik és reagál a változásokra, sikerre számíthat.

A változás menedzsment eszköz a vezetők számára ahhoz, hogy a változásokból hasznot kovácsolhassanak a szervezet számára. A változások embereket érintenek, így a változás menedzsmentnek különösképp tekintettel kell lenni a változások hatása alatt álló emberekre.

A különböző szintjeken különbözően reagálnak a változásokra

A felsővezetés

• gyakran alábecsüli a változások emberekre gyakorolt hatását;
• hajlamos az elszigetelődésre;
• elzárkózik a kommunikációtól és a kellemetlen hírektől;
• elvárja, hogy az emberek egyetértsenek a változásokkal;
• gyakran árulásnak érzi, ha az emberek felől érkező visszajelzések nem pozitívak.

A középvezetés

• érzi, ha a szervezet változtatásra szorul, akkor többfelé kell összpontosítania;
• gyakran nem ismeri a felső vezetés véleményét és nélkülözi útmutatását a prioritásokkal kapcsolatban;
• gyakran nem kap világos utasításokat;
• a kommunikáció gyakori hiányának is köszönhetően nem létezik hatásos stratégia a változások bejelentésére és megvalósítására;
• gyakran „vár arra, hogy megmondják neki mi a teendő”.

 Az alkalmazottak, emberek, munkatársak

• a változásokat ellenük irányuló támadásnak és árulásnak érzékelik;
• sokak reakciója ellenállás, düh, frusztráció és zavarodottság;
• a lojalitásuk megsérül;
• reakciójuk egy negatív hozzáálláshoz vezethet;
• félnek a kockázatvállalástól, újításoktól, és új dolgok kipróbálásától; 

Az átmenet fokozatai, s az átmenet sikere érdekében tett intézkedések

• A vezetés teljes elkötelezettségről tesz tanúbizonyságot.

Kommunikációs stratégiák kialakítása:

• egy központi csapat létrehozása személyes találkozásokkal
• a közreműködő csoportok számára értekezlet keretein belül beszámolás a változásokról
• mindkét oldalról nyitott kommunikáció kezdeményezése
• kérdések feljegyzése - még fontosak lehetnek
• Segítségnyújtás megszervezése képzések, áthelyezések, kihelyezés esetére.
• Időbeosztás kialakítása és betartása.
• Nem érdemes az új munkacsoportokat túl korán létrehozni.
• Tervezzünk be korai sikereket (gyors eredményeket) hogy híre keljen a bekövetkező pozitív változásoknak.
• Tájékoztató jellegű hírlevél eljuttatása belső és külső ügyfelekhez.
• Jutalmazzuk a fejlődést.

A változások tervezése

A tanácsadóknak, vezetőknek, és munkacsoportoknak tisztában kell lenniük a következő lépésekkel:

• Előkészületek: a változás fő elemeinek mérlegelése
• Tervezés: a megfelelő munkatársak összegyűjtése a válaszlépések megtervezésére
• Átmeneti szervezetek: az együttműködés sajátos módjainak kidolgozása
• Kivitelezés: időbeosztás megtervezése (ha szükséges, a képzés kezdete)
• Jutalmazás: a változások kivitelezésében résztvevők munkájának elismerése

A sikeres átalakítás és változtatás lépései

1. A sürgősség érzetének megteremtése

• Ebben az első szakaszban a szervezetek 50 százaléka kihullik a rostán.
• Kulcsfontosságú a szervezet vezetőjének személye.
• A változások új rendszer kialakulásához vezetnek, amely vezetésre szorul.
• A valós helyzet és a kellemetlen tények megvitatása nyílt őszinteséget igényel.
• A változtatásért felelős csapat célja: a kritikus pontok, lehetséges krízisek vagy kedvező lehetőségek felismerése és megvitatása.

2. Az erős irányítás megteremtése

• A változtatásokért felelős csapatnak szüksége van egy önálló vezetőre, aki felelős a sikerért.
• A változtatásokért felelős csapatnak elégséges hatáskörrel (hatalommal) kell rendelkeznie.
• Fontos a csapatmunka - az első év alatt egy csapaton belül három - öt ember dolgozzon.
• Az irányítás létszámának fokozatosan növekednie kell.
• 2-3 napig munkahelyen kívüli környezetben dolgozni.

A változtatásért felelős csapat célja: egy olyan csapat megalakítása, amely elég hatalommal rendelkezik a változtatási folyamat véghezviteléhez.

3. Rövid távú sikerek megtervezése és elérése

• Az első 6 hónapon belül, vagy még korábban kell fejlődést elérni.
• Célok kitűzése az első évre, mérhető eredményekkel, meghatározott időbeosztással.
• A célok megvalósítása esetén a megfelelő emberek megjutalmazása.
• Lényeges elem a csoportnyomás.

A változtatásért felelős csapat célja: a lehetséges rövidtávú sikerek felismerése és ezek minél hamarabbi véghezvitele a hírkeltés érdekében

4. A fejlődés konszolidációja, az eredmények befagyasztásaa, a változás céljainak megvalósítása

• a siker megünneplése természetes, de ez még nem ad okot a lazításra
• adjunk keretet a fejlődés nyomon-követésének - ajánlatos egyszerű szemléltetők közszemlére tétele
• visszajelzési mechanizmusok kialakítása
• tartsuk fenn a sürgető érzést
• a változtatásokat végrehajtók közti együttműködés fenntartása
• a nagyobb jelentőségű problémák megoldásakor rövidtávú sikerek betervezése
• a megújulás nem hónapokat, hanem éveket vesz igénybe - a csúcs lehet, hogy 2-3 év után következik be

A változtatásért felelős csapat célja: a fejlődés első jelei után is folytatódjon a munka: a nagyobb jelentőségű problémák ugyanolyan sürgetőek.

5. Az új szemléletmód intézményesítése

• a változásnak tartósnak kell lennie
• az új viselkedésforma hosszútávra alakuljon ki - ha nem ágyazódik be a köztudatba, gyorsan elfelejtik
• a stratégiai összefüggéseket a embereknek tisztán kell látniuk
• az új vezetők testesítsék meg az új szemléletmódot

A változtatásért felelős csapat célja: a változások megszilárdítása, a változások vezessenek a szervezet új kultúrájának kialakulásához

 Felkészülés a változtatásokra - a sikeres átalakítás gyakorlata

1. Az érintettek felkészítése

• tájékoztassuk őket a változtatások hasznosságáról;
• ügyesen időzítsünk - a tájékoztatás ne legyen se túl korai, se megkésett.

2. A változtatásokat a lehető legrészletesebben írjuk le

• mérlegeljük, kikre lesz a legnagyobb hatással: először őket tájékoztassuk;
• döntsük el, hogy egyenként közöljük-e a csoportokkal a hírt, vagy az egész közösség egyszerre tudja meg.

3. Járjunk utána, hogy mi történt a legutóbbi változtatások során. Az emberek korábban pozitívan álltak-e hozzá a változtatásokhoz
4. Biztassuk a embereket véleménynyilvánításra, vitassunk meg minden egyes lépést és kérjünk javaslatokat.
5. Mérjük fel előre a változás véghezviteléhez szükséges képességeket és forrásokat.
6. Időbeosztás készítése és célkitűzések meghatározása a fejlődés nyomon követésére.
7. A látványos fejlődés érdekében tervezzünk rövidtávú sikereket.
8. Használjunk új kommunikációs csatornákat. Hogy az emberek gyorsan és pontosan értesülhessenek az új információkról, szervezzünk továbbképzéseket, értekezleteket, terjesszünk információs anyagokat. A pletykákból és félelmekből adódó károk lehetőségét csökkentsük a minimumra.

9. Az ellenállás természetes. Segítsünk a embereknek megszabadulni a régi rendszer terheitől, sajátosságaitól.
10. Az új ismeretek elsajátítására biztosítsunk vonzó képzési lehetőségeket, alakítsunk ki új viselkedési mintákat, új hozzáállást
11. Ösztönözzük az önálló munkát - minden egyes munkatárs legyen felelős a változás valamely aspektusáért
12. Annak érdekében, hogy az emberek tisztában legyenek helyzetükkel, kapjanak több visszajelzést munkájukkal kapcsolatban a célkitűzések és a fejlődés mértékének összehasonlítása
13. Mérjük az eredményeket

• mérjük fel a jelenlegi teljesítményt, alkalmazzunk statisztikákat annak értelmezésére
• célkitűzések
• a célkitűzések és a fejlődés mértékének összehasonlítása

14. Kövessük nyomon a változás folyamatát vizuális segédeszközök használatával is. Használjuk fel a csoportnyomás pozitív hatását.
15. Ösztönözzük a különleges erőfeszítéseket
16. Ünnepeljük meg a sikereket

Képek

• http://sunnibrown.com/2009/05/caritas-board-retreat-environment-scan
• http://www.spmc.org.za/?sermon-category=a-time-for-change
• http://www.communicateandhowe.com/2013/07/11/how-to-create-a-nonprofit-communications-strategy-why-you-need-one/
• https://www.lsa.umich.edu/ummnh/publicprograms/familyreadingscienceprogram
• http://thininc.com/tag/success/
• http://www.vizplaza.hu/ICEBERG-Jeghegyviz-0-75-l-d1.htm?tab=description